Politique de protection des données personnelles du Candidat
English version below
Version Août 2026
Ce document détaille la manière dont Swile traite les données personnelles des Candidats lorsqu'ils postulent à une offre d'emploi sur le Site.
Cette Politique permet au Candidat d'en savoir plus sur la manière dont Swile collecte, traite et stocke ses données personnelles au moment de sa candidature ainsi que des droits dont il dispose et des moyens de les exercer.
Article 1 - Définitions
« Candidat » : désigne toute personne physique ayant candidaté pour une offre publiée sur le Site ;
« Donnée(s) Personnelle(s) » ou « Données » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable qui peut être identifiée, directement ou indirectement, tel que défini à l'article 4(1) du RGPD.
« Réglementation sur les Données Personnelles » : désigne ensemble la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version modifiée, le Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 ("RGPD") ainsi que toute législation subséquente relative à la protection des Données Personnelles ;
« Responsable de traitement » : au sens de l'article 4 (7) du RGPD, la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ;
« Site » : désigne le site Internet où les offres d'emploi sont diffusées en sa version web et mobile et protégé par un certificat SSL, permettant au Candidat de postuler à une offre d'emploi chez Swile ;
« Sous-traitant » : au sens de l'article 4 (8) du RGPD, la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
« Terminal(aux) » : désigne l'équipement matériel (ordinateur, tablette, smartphone, téléphone, etc.) que le Candidat utilise pour consulter ou voir s'afficher le Site et/ou tout autre support numérique édité par un tiers.
Article 2 : Responsable de traitement
Le Responsable de traitement des données personnelles des candidats postulant à des postes dont le contrat de travail sera conclu avec SWILE S.A.S. est la société SWILE, SAS au capital de 90 774,90 €, enregistrée au R.C.S. de Montpellier sous le numéro 824 012 173 dont le siège social se situe sis @7center, Immeuble L'Atlis, Bâtiment A, 561 rue Georges Meliès – 34000 Montpellier.
Pour les candidats dont le contrat de travail sera conclu avec SWILE PAYMENT S.A.S., dont le siège social est situé 18-20 rue de Navarin, 75009 Paris, enregistrée au R.C.S. de Paris, c'est cette dernière qui agit en qualité de Responsable de traitement. Le processus de recrutement est dans ce cas opéré par Swile S.A.S. pour le compte de Swile Payment S.A.S.
Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données (DPO) à l'adresse suivante : dpo@swile.co ou par courrier à l'adresse : SWILE – 18-20 rue de Navarin, 75009 Paris.
Article 3 : Finalités du traitement et Données Personnelles collectées
Les Données Personnelles du Candidat transmises à Swile sont nécessaires pour :
Étudier et traiter le dossier de candidature du Candidat ;
Prendre contact avec le Candidat dans le cas où sa candidature à une offre publiée sur le Site l'intéresserait ;
Informer le Candidat du statut de sa candidature ;
Prendre contact avec le Candidat dans le cas où sa candidature spontanée intéresserait Swile ;
Sous réserve que le Candidat n'ait pas émis d'opposition à la conservation de sa candidature par Swile, prendre contact directement avec le Candidat pour d'éventuelles offres ultérieures susceptibles de l'intéresser ("vivier") ;
Répondre à la demande d'exercice de droits du Candidat.
Transcription des entretiens : dans le cadre des entretiens de recrutement, Swile peut utiliser Gemini (Google Workspace) pour retranscrire l’échange et faciliter la rédaction du compte rendu par l’intervieweur. La retranscription est relue par l’intervieweur, qui rédige lui-même le compte rendu synthétique, actuellement conservé dans outil de recrutement. La retranscription brute est supprimée au plus tard dans un délai de cinq jours ouvrés. Le Candidat peut s’opposer à cette retranscription sans conséquence sur sa candidature ; dans ce cas, l’intervieweur prend des notes manuellement. La retranscription n’est pas utilisée pour prendre une décision automatisée, établir un score ou analyser les émotions ou la personnalité du Candidat.
Dans ce cadre, Swile traite les données personnelles du Candidat suivantes :
Données d'identification (Nom, prénom, adresse postale, email)
Données relatives à la vie professionnelle (toutes les données transmises par le Candidat au sein de sa candidature, notamment de son CV et de sa lettre de motivation, contenu des échanges lors des entretiens, y compris la retranscription temporaire de l’entretien ;
Données d’évaluation issues de l’entretien, notamment le compte rendu rédigé par l’intervieweur.
Données d'évaluation le cas échéant suivant l'offre (test d'anglais, "business case"…).
Ces données personnelles sont traitées sur la base de l'exécution de mesures précontractuelles d'un contrat de travail.
Les champs marqués d'un astérisque revêtent un caractère obligatoire pour que Swile puisse traiter la candidature du Candidat.
Par souci de clarté, il est précisé que les opérations exposées ci-avant ne servent pas à conduire l'établissement de profils susceptibles de faire apparaître des Données Personnelles dites sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé.
Article 4 - Destinataires des Données Personnelles
Swile informe le Candidat que ses informations seront consultées par les personnes mentionnées ci-après et aux seules fins décrites ci-dessus, à savoir :
Les Ressources Humaines de Swile ;
Les différentes parties prenantes participant au recrutement et dirigeant des entretiens ;
Les prestataires auxquels Swile pourrait faire appel dans le cadre du processus de recrutement ;
Les sous-traitants techniques et informatiques en matière de gestion des candidatures.
Les destinataires des Données mentionnées ci-dessus pourront directement contacter par email et/ou téléphone le Candidat dans le cadre de la gestion de son dossier de candidature dès lors que celui-ci transmet ses Données en répondant à une offre présente sur le Site.
Elles ne sont en aucun cas cédées à un tiers à des fins commerciales.
Article 5 - Confidentialité et sécurité des Données Personnelles
Swile s'engage à assurer la confidentialité et la sécurité des Données du Candidat afin d'éviter qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés et à ne les utiliser qu'aux fins exclusives de gestion des candidatures et leur suivi.
Swile met en place toutes les mesures techniques et organisationnelles visant à maintenir un haut niveau de sécurité et s'assure que l'ensemble des sous-traitants auxquels elle fait appel présentent des garanties suffisantes. Sont ainsi pris en compte le niveau de conformité à la Réglementation sur les Données personnelles ainsi que les mesures de sécurité prescrites pour maintenir, à tout moment, la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des Données.
À ce titre, Swile s'assure de prévoir des garanties contractuelles robustes contenant, à minima, un Data Processing Agreement.
Article 6 - Transferts hors de l'Espace Économique Européen
Dans le cadre de la gestion du recrutement, certains prestataires auxquels Swile fait appel peuvent être établis ou héberger des données en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE), notamment aux États-Unis.
Dans ce cas, Swile s'assure que ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens du RGPD, telles que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, ou vers des pays bénéficiant d'une décision d'adéquation. Le Candidat peut obtenir des informations sur ces garanties en contactant le DPO à dpo@swile.co.
Article 7 - Durée de conservation des Données Personnelles
Les Données collectées sont conservées pour la durée du processus de recrutement. En cas de rejet de la candidature, elles sont conservées :
En base active : pendant 2 ans à compter de la date du dernier contact avec le Candidat ;
En archivage intermédiaire : pendant 5 ans supplémentaires à compter de la fin de la base active, afin de permettre à Swile de se défendre en cas de contentieux relatif au processus de recrutement (notamment en matière de discrimination).
Sauf opposition du Candidat, les informations du Candidat peuvent être conservées pendant 2 ans en base active pour être contacté(e) sur des offres susceptibles de l'intéresser ("vivier"). Cette période peut être prolongée en cas d'accord exprès du Candidat.
À l'issue de ces délais, les Données sont supprimées ou anonymisées.
Article 8 – Droits du Candidat
Dans les limites de la Réglementation sur les Données Personnelles, le Candidat dispose des droits suivants, qu'il peut exercer à tout moment en s'adressant à dpo@swile.co ou à l'adresse postale : SWILE - 18-20 rue de Navarin 75009 Paris :
Droit d'accès (Art. 15 RGPD) : obtenir la confirmation que des données le concernant sont traitées et en obtenir une copie ;
Droit de rectification (Art. 16 RGPD) : demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
Droit à l'effacement (Art. 17 RGPD) : demander la suppression de ses données dans les cas prévus par la réglementation ;
Droit à la limitation du traitement (Art. 18 RGPD) : demander la suspension temporaire du traitement de ses données ;
Droit d'opposition (Art. 21 RGPD) : s'opposer au traitement de ses données pour des raisons tenant à sa situation particulière ;
Droit à la portabilité (Art. 20 RGPD) : recevoir ses données dans un format structuré et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou l'exécution d'un contrat ;
Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée (Art. 22 RGPD) : ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques significatifs, sauf exceptions prévues par la réglementation ;
Droit post-mortem (Art. 85 de la loi Informatique et Libertés) : définir des directives relatives au sort de ses données personnelles après son décès.
Le Candidat est informé et comprend qu'en cas d'exercice de son droit d'opposition alors que le processus de gestion de sa candidature n'est pas finalisé, cela vaudra renonciation à candidater à l'offre concernée.
En cas de litige, il dispose de la faculté de s'adresser directement auprès de l'autorité de contrôle compétente, à savoir la CNIL (www.cnil.fr).
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Candidate Personal Data Protection Policy
Version August 2026
Article 1 – Definitions
"Candidate": means any natural person who has applied for an offer published on the Site;
"Personal Data" or "Data": means any information relating to an identified or identifiable natural person which can be identified directly or indirectly, as defined in Article 4(1) of the GDPR.
"Data Protection Legislation": means Law No. 78-17 of 6 January 1978 relating to information technology, files and freedoms, as amended, Regulation (EU) 2016/679 of 27 April 2016 ("GDPR") and any subsequent legislation relating to the protection of personal data;
"Data Controller": within the meaning of Article 4(7) of the GDPR, means the natural or legal person, public authority, service or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing;
"Site": means the website where Swile's job offers are published in its web and mobile versions and protected by an SSL certificate, enabling the Candidate to apply for a job offer published by Swile;
"Processor": within the meaning of Article 4(8) of the GDPR, means the natural or legal person, public authority, service or other body which processes data on behalf of the controller;
"Terminal(s)": means the physical equipment (computer, tablet, smartphone, telephone, etc.) used by the Candidate to consult or display the Site and/or any other content edited by a third party.
Article 2: Data Controller
The data controller of personal data of candidates applying for positions where the employment contract will be concluded with SWILE S.A.S. is the company Swile SAS with share capital of €90,774.90, registered in the Montpellier Trade and Companies Register under number 824 012 173, whose registered office is located at @7center, Immeuble L'Atlis, Bâtiment A, 561 rue Georges Meliès – 34000 Montpellier (France).
For candidates whose employment contract will be concluded with SWILE PAYMENT S.A.S., whose registered office is located at 18-20 rue de Navarin, 75009 Paris (France), Swile Payment S.A.S. acts as the Data Controller. In such cases, the recruitment process is operated by Swile S.A.S. on behalf of Swile Payment S.A.S.
For any questions regarding the protection of your personal data, you may contact the Data Protection Officer (DPO) at: dpo@swile.co or by post at: SWILE – 18-20 rue de Navarin, 75009 Paris (France).
Article 3: Purposes of the Processing and Personal Data Collected
The Candidate's Personal Data transmitted to Swile are necessary to:
Review and process the Candidate's application file;
Contact the Candidate where their application for an offer posted on the Site is of interest;
Inform the Candidate of the status of their application;
Contact the Candidate where their unsolicited application is of interest to Swile;
Provided the Candidate has not objected to Swile retaining their application, contact the Candidate directly for any future offers likely to be of interest ("talent pool");
Respond to the Candidate's request to exercise rights.
Interview transcription: As part of recruitment interviews, Swile may use Gemini (Google Workspace) to transcribe the discussion and facilitate the interviewer’s preparation of the interview report. The transcript is reviewed by the interviewer, who prepares the summary report themselves, currently stored in the recruitment tool. The raw transcript is deleted no later than five business days after the interview. Candidates may object to this transcription without any impact on their application; in that case, the interviewer will take notes manually. The transcript is not used to make automated decisions, assign a score, or analyse the Candidate’s emotions or personality.
In this context, Swile processes the Candidate's personal data relating to:
Identification data (surname, first name, postal address, email address);
Professional information (all data provided by the Candidate as part of their application, including their CV and cover letter, as well as the content of the discussions during interviews, including the temporary transcript of the interview);
Assessment data arising from the interview, including the interview report prepared by the interviewer;
Assessment data, where applicable depending on the position, such as an English test or a business case.
This personal data is processed on the basis of the performance of pre-contractual measures for an employment contract.
Fields marked with an asterisk are mandatory so that Swile can process the Candidate's application.
For clarity, please note that the operations described above are not intended to lead to the establishment of profiles that may reveal so-called sensitive Personal Data, such as racial or ethnic origin, philosophical, political, trade union or religious opinions, sexual life or health.
Article 4 – Recipients of the Personal Data
Swile informs the Candidate that their information will be consulted by the persons mentioned below and solely for the purposes described above, namely:
Swile's Human Resources;
The various stakeholders involved in recruitment and conducting interviews;
Service providers to whom Swile may resort in connection with the recruitment process;
Technical and IT processors responsible for managing applications.
The recipients of the Data mentioned above may contact the Candidate by email and/or telephone as part of the management of their application file when the Candidate submits their Data in response to an offer presented on the Site.
The Data is under no circumstances transferred to third parties for commercial purposes.
Article 5 – Confidentiality and Security of Personal Data
Swile undertakes to ensure the confidentiality and security of the Candidate's Data to prevent it from being distorted, damaged or disclosed to unauthorized third parties and to use it only for the exclusive purpose of managing applications and their follow-up.
Swile implements all technical and organizational measures to maintain a high level of security and ensures that all processors it uses provide sufficient guarantees. This includes taking into account their level of compliance with Data Protection Legislation as well as the security measures prescribed to maintain at all times the confidentiality, integrity and availability of the Data.
As such, Swile ensures that contractual guarantees are provided, including at a minimum a Data Processing Agreement.
Article 6 – Transfers outside the European Economic Area
In the context of recruitment management, certain service providers used by Swile may be established or store data outside the European Economic Area (EEA), in particular in the United States.
In such cases, Swile ensures that these transfers are governed by appropriate safeguards within the meaning of the GDPR, such as standard contractual clauses approved by the European Commission, or to countries benefiting from an adequacy decision. Candidates may obtain information on these safeguards by contacting the DPO at dpo@swile.co.
Article 7 – Retention Period of Personal Data
The Data collected is retained for the duration of the recruitment process. In the event of rejection of the application, Data is retained as follows:
In active database: for 2 years from the date of the last contact with the Candidate;
In intermediate archive: for a further 5 years from the end of the active database period, to enable Swile to defend itself in the event of litigation relating to the recruitment process (in particular regarding discrimination claims).
Unless the Candidate objects, the Candidate's information may be kept for 2 years in the active database in order to contact them about future offers likely to be of interest ("talent pool"). This period may be extended with the Candidate's express consent.
At the end of these periods, the Data is deleted or anonymised.
Article 8 – Candidate's Rights
Within the limits of the Data Protection Legislation, the Candidate has the following rights, which they may exercise at any time by contacting dpo@swile.co or by post at: SWILE – 18-20 rue de Navarin, 75009 Paris (France):
Right of access (Art. 15 GDPR): to obtain confirmation that data concerning them is being processed and to obtain a copy;
Right to rectification (Art. 16 GDPR): to request the correction of inaccurate or incomplete data;
Right to erasure (Art. 17 GDPR): to request the deletion of their data in the cases provided for by law;
Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR): to request the temporary suspension of the processing of their data;
Right to object (Art. 21 GDPR): to object to the processing of their data on grounds relating to their particular situation;
Right to data portability (Art. 20 GDPR): to receive their data in a structured, machine-readable format and to transmit it to another data controller, where processing is based on consent or the performance of a contract;
Right not to be subject to automated decision-making (Art. 22 GDPR): not to be subject to a decision based solely on automated processing that produces significant legal effects, except where permitted by law;
Post-mortem right (Art. 85 of the French Data Protection Act): to define instructions regarding the fate of their personal data after death.
The Candidate is informed and understands that, if they exercise their right to object while the management process of their application is not yet finalised, this will constitute a withdrawal of their application for the relevant offer.
In the event of a dispute, they may contact the competent supervisory authority, namely the CNIL (www.cnil.fr).
